Sebelum melaksanakan kegiatan public relations, kita harus melakukan perencanaan yang matang dan diawali dengan analisis situasi yang konkrit. Mengutip apa yang pernah dikatakan oleh Lenin dalam buku Cristhopher Hill Teori dan Praktek Revolusioner. “analytic concrete and situation concrete”. Ada beberapa pendekatan situasi yang bisa dilakukan. Misalnya public relation ingin dilakukan dalam kelembagaan organisasi tentunya ada dua kategori yang bisa dilakukan. Apakah bersifat internal maupun eksternal.
A. Internal public relation
Kelembagaan dalam organisasi yang bersifat komunitas. Tentunya lebih pada beberapa persiapan sebelum public relation ini dilaksanakan. Ada beberapa syarat yang harus dipersiapkan :
1. Memberikan undangan maupun pemberitahuan (Bisa berbentuk formal surat ataupun media)
2. Buku Absensi atau Kehadiran
3. Menyiapkan tempat pertemuan
4. Rincian dana akomodasi pelaksanaan
5. Agenda acara
6. Penanggung jawab
7. Setting Forum
Kemudian ketika tahapan itu dilalui baru diuji dibidang kehumasan. Mengutip Lerbinger (1988) dalam public relations review yang dikutip oleh Ngurah Putra (1999) mengemukakan jenis penelitian dalam kehumasan yakni Irregular model yang menggunakan pendekatan ad hoc karena didorong adanya krisis yang sedang dihadapi oleh sebuah organisasi.1 dalam sebuah organisasi, kelembagaan maupun komunitas apapun. Sering terjadinya pasang surut progressifitas kinerja dalam kelompok tersebut. Untuk kemudian memperlancar apa yang menjadi tujuan tentunya dibutuhkan scanning terlebih dahulu. Misalnya ketika dalam suatu organisasi ingin melakukan penyelesaian persoalan dengan anggotanya. Si A bermasalah dengan B dan C sebagai penengah. Tentunya si C membutuhkan si D sebagai humasnya yang akan mengkomunikasikan si A dan B untuk hadir dalam undangan si C. ada alangkah baiknya humas mencoba mengklarifikasi persoalannya. Kemudian, si C sebagai orang penengah menyiapkan agenda kritik oto kritik keduanya. Agar kedua orang yang bermasalah tersebut terselesaikan secara kekeluargaan.
B. Eksternal public relation
Bagian eksternal dalam kelompok organisasi dalam melakukan public relation harus diwadahi beberapa persiapan. Karena ini akan berhadapan diluar komunitas tersebut :
1. Terwujudnya satu pemahaman
2. Punya kepentingan dan target yang sama
3. Ada perjanjian diatas kertas hitam dan putih
4. Peningkatan kinerja yang bisa memaksimalkan satu sama lain
5. Bukan atas landasan kepentingan manapun kecuali indenpendentsial bersama
6. Segala sesuatunya bersifat mufakat dan musyawarah melalui dua kelembagaan organisasi yang berbeda
Selanjutnya tugas dari kehumasan dibagian eksternal. Mengutip Lerbinger (1988) dalam public relations review yang dikutip oleh Ngurah Putra (1999) mengemukakan jenis penelitian dalam kehumasan yakni Social Audit umumnya merupakan survey sikap dan pendapat yang mengukur persepsi berbagai publik tentang keresponsifan sosial sebuah organisasi.2 Dalam percaturan politik kampus, tentunya sikap dalam kelompok sebuah organisasi untuk membangun kekuatan tidak cukup kekuatan internalnya saja. Tapi, juga harus melebarkan sayapnya untuk membanguan kekuatan diluar sayap organisasinya yang lain. Misalnya dalam percaturan pemilu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Masing-masing kelom[pok punya kepartaian mahasiswa untuk melakukan perebutan kekuasaan di UMY satu. Yakni, Presma (presiden mahasiswa). Percaturan kompetisi ini mereka yang berbagai komunitas punya arfiliasi maupun antusian yang besar siapa yang akan mendapatkan kursi satu tersebut. Dalam perihal ini, tentunya masing-masing oragnisasi punya pembacaan politik yang berbeda-beda dikampus. Ada yang mendukung partai si A. Serta ada yang mendukung partai si B, serta terus selanjutnya. Tentunya ini membutuhkan humas yang handal untuk membaca pihak lawan. Kira-kira dia pembacaan kemana dan berpihak ke siapa. Untuk selanjutnya diwadahi pihak eksternal yang memiliki pembacaan yang sama untuk masuk dalam bagian internal organisasinya dia. Tujuannya hanya satu mengedepankan kepentingan bersama yakni perebutan kekuasaan kursi satu presma UMY.
Dalam menentukan tujuan dalam kelompok, organisasi atau apapun. Biasanya ada dua kategori. Politis dan ideologis. Misalnya politis biasanya ini pendekatan pada perebutan kekuasaan. Salahsatunya ada kompetisi pemilihan dan skretaris dalam kelembagaan internal masing-masing organisasi. Yang saling menjatuhkan satu sama lain. Lebih dari itu target dan tujuannya sama. Ketika ada sisi pergantian organisasi yang dikendalikan menjadi lebih baik dan maju dari sebelumnya. Pendekatan ideologis lebih pada mencari keanggotaan atau pengkaderasian dalam kelompok komunitas tersebut. Dalam hal ini membutuhkan kecerdikan sang humas memikat kesadan massa. Simpulan akhir memiliki tujuan yang berintegritas yang satu, sepemahaman dan kepentingan yang sama.
Catatan Kaki :
1http://iskandar840.blogspot.com/2012/10/modul-6-proses-kerja-humas-kegiatan.html
2http://iskandar840.blogspot.com/2012/10/modul-6-proses-kerja-humas-kegiatan.html
